Digitale Tools im Handwerk
5 Praxistipps für Handwerksbetriebe
Aber wann sind Daten „sicher“ und welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Wie profitieren Handwerksbetriebe von einem verlässlichen Datensicherungskonzept? Und greift der Fokus auf den Schutz digitaler Informationen nicht zu kurz?
Wir geben fünf Praxistipps, wie Handwerksbetriebe und ihre Inhaber das komplexe Thema erfolgreich meistern können.
ODV Praxistipp #1 – Legen Sie einfach los!
Um zu wissen, welchen Schutz Sie brauchen, sollten Sie Ihren Status Quo kennen:
- Was sind Ihre sensiblen Daten?
- Wo liegen mögliche Sicherheitsrisiken und Schwachstellen?
- Setzen Sie sich mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit auseinander?
- Vergessen Sie bei der Betrachtung Ihre analogen Daten – beispielsweise die Ablage in Ordnern oder technische Pläne von Kunden in Papierform?
ODV Praxistipp #2 – Organisatorische Sicherheit
Technologien und Tools allein reichen nicht aus, sondern ein gutes Datensicherheitskonzept definiert auch wichtige Prozesse, beispielsweise:
- Passwortmanagement: In der Passwortrichtlinie wird festgelegt, wie Passwörter gestaltet sein müssen, wie oft diese gewechselt werden müssen, dass neue Passwörter nicht auf älteren Passwörtern basieren dürfen usw.
- Passworthinterlegung: Sind die wichtigsten Passwörter für Notfälle sicher hinterlegt, beispielsweise alle Passwörter, die zur Konfiguration und Wartung benötigt werden?
- Notfall-Listen: So wissen Mitarbeiter, welche Vorkehrungen im Worst Case bei verschiedenen Schadensszenarien zu treffen sind.
- Checklisten für Ein- und Austritt von Mitarbeitern: Informationen über die Passwort-Richtlinie, Internetnutzung am Arbeitsplatz, Schlüsselausgabe und -rückgabe, Umgang mit Kundendaten usw.
ODV Praxistipp #3 – Nutzen Sie professionelle Technologien und Tools!
Viele Schutzmechanismen lassen sich mit geeigneter Hardware und smarter Software problemlos installieren und automatisieren. Zentrale Elemente eines Sicherheitskonzept sind unter anderem:
- Firewall: Eine gute Firewall hält Attacken wie Trojaner, Viren und Hackerangriffe zuverlässig von Ihrem Unternehmen fern.
- Backup: Vollautomatisiert sichern Backups und „Images“ von kompletten Systemen Ihre Daten regelmäßig, automatisch und verschlüsselt im Hintergrund, so dass Sie beschädigte oder gelöschte Daten zu jedem Zeitpunkt wiederherstellen können. Legen Sie hier auf ISO- und TÜV-zertifizierte Rechenzentren Wert, die Ihre Daten DSGVO-konform speichern.
- Unternehmenssoftware: Achten Sie darauf, dass Ihre Handwerkersoftware Prozesse wie die Auftragsabwicklung und Rechnungsbearbeitung DSGVO-konform unterstützt.
- Rollenbasierte Berechtigungen von „Betrachter“ bis „Administrator“: So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter nur ausgewählte Daten und Dokumente sehen und/oder bearbeiten darf.
- Versionskontrolle: So wissen Sie immer, wer sich wann eingeloggt, Dateien verändert und gelöscht hat.
- Notstromaggregate verhindern einen unerwarteten Stromausfall und stellen sicher, dass Daten zu jedem Zeitpunkt regelmäßig gespeichert werden.
Wir bieten einen Rundum-Service bei der Implementierung von Datensicherheitskonzepten, unter anderem mit der sicheren Handwerkersoftware kwpbin.net, mit ODV Backup und passgenauen EDV-Paketen für eine sichere System-Architektur.
ODV Praxistipp #4 – Erstellen Sie ein eigenes Sicherheitskonzept!
Eine Analyse allein erhöht noch nicht Ihr Sicherheitslevel. Nun müssen die einzelnen Ergebnisse des Audits interpretiert und konkrete Handlungsoptionen für einen angemessenen Schutz abgeleitet werden. Fokussieren Sie dabei nicht nur auf Cyberkriminalität und den Datenschutz gemäß DSGVO, sondern beziehen Sie auch höhere Gewalt wie Wasserschäden, Brand oder Blitzschlag mit ein.
Die ODV lässt Sie nach einem Audit nicht allein, sondern wir erstellen für unsere Kunden individuelle Schutzkonzepte, die organisatorische Punkte (Rechte, Rollen, Passwortrichtlinie …) ebenso umfassen wie notwendige Hardware und Software (Firewall, Backups, Virenscanner …). Selbstverständlich sind alle Konzepte rechtskonform zu den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
ODV Praxistipp #5 – Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter!
Die größte Sicherheitslücke ist häufig nicht die veraltete oder fehlende Technik, sondern der Mensch. Schulen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter regelmäßig für typische Risiken im Alltag wie beispielsweise das Anklicken von Phishing-Mails, kritische Datei-Endungen in Mail-Anhängen oder täuschend echte Anmeldemasken, über die Schadsoftware in Ihr Unternehmensnetzwerk eindringen kann. Auch Themen wie die sichere Nutzung sozialer Netzwerke, Vorgaben für die Passwort-Generierung oder der Umgang mit Cookies helfen bei der Stärkung der Datensicherheit.
Die ODV bietet individuelle Schulungen zu allen gängigen Datensicherheitsthemen an – fragen Sie uns!
Fakt ist: Ein laxer Umgang mit den Themen Datenschutz und Datensicherheit kann teuer werden, sei es durch Betriebsausfälle, Erpressungsversuche, Vertrauensverlust der Kunden oder im schlimmsten Fall durch hohe Strafen aufgrund von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften. Dabei ist die Implementierung eines Datensicherheitskonzepts unkomplizierter als viele Unternehmen denken.
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